Cách gửi đơn ly hôn qua bưu điện được Tòa án chấp nhận

1. Việc gửi đơn ly hôn qua bưu điện được quy định như thế nào?

1.1. Quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự về hình thức nộp đơn khởi kiện:

Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 tại khoản 1 Điều 190 quy định rõ: người khởi kiện có thể nộp trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc gửi trực tuyến (nếu Tòa án có hệ thống tiếp nhận điện tử). Đây là điểm mới nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho đương sự, đặc biệt trong trường hợp không thể trực tiếp đến Tòa án vì khoảng cách địa lý, công việc hoặc lý do sức khỏe.

Khoản 2 Điều 190 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 nhấn mạnh: Nếu nộp qua bưu điện thì ngày khởi kiện được tính là ngày đóng dấu bưu chính. Điều này có ý nghĩa quan trọng về tố tụng, bởi “ngày khởi kiện” là căn cứ để xác định việc còn hay hết thời hiệu, thời hạn khởi kiện. Ví dụ: Nếu thời hiệu khởi kiện sắp hết vào ngày 15/10, mà người khởi kiện gửi hồ sơ qua bưu điện và trên phong bì có dấu bưu chính ngày 14/10, thì dù Tòa án nhận hồ sơ vào ngày 17/10, đơn vẫn được coi là nộp đúng hạn.

Khoản 4 Điều 190 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 còn quy định trường hợp Tòa án nhận được đơn nhưng không thuộc thẩm quyền của mình thì vẫn phải ghi nhận ngày khởi kiện theo dấu bưu chính khi chuyển hồ sơ đến Tòa án có thẩm quyền. Điều này bảo vệ quyền lợi của người khởi kiện, tránh việc bị mất quyền khởi kiện chỉ vì gửi nhầm nơi.

Tiếp đó, khoản 1 Điều 191 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 buộc Tòa án, sau khi nhận đơn qua bưu điện, phải ghi vào sổ nhận đơn và trong thời hạn 02 ngày làm việc phải thông báo cho người khởi kiện biết đã nhận đơn. Đây là cơ chế minh bạch, tránh tình trạng đơn bị “bỏ quên” hoặc không được xử lý kịp thời.

1.2. Hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao liên quan đến việc nộp đơn qua dịch vụ bưu chính:

Hội đồng Thẩm phán TANDTC thông qua Nghị quyết 02/2016/NQ-HĐTP và Nghị quyết 04/2018/NQ-HĐTP đã cụ thể hóa quy định của Điều 190 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Trong hệ thống mẫu biểu tố tụng, đặc biệt là Mẫu số 03-VDS – Giấy xác nhận đã nhận đơn yêu cầu giải quyết việc dân sự, Tòa án ghi rõ ba hình thức nhận đơn:

• Nộp trực tiếp tại Tòa án;
• Do dịch vụ bưu chính chuyển đến;
• Nộp bằng phương thức gửi trực tuyến (nếu Tòa án có điều kiện áp dụng).

Điều này khẳng định Tòa án chính thức công nhận việc nộp đơn ly hôn (kể cả đơn yêu cầu thuận tình ly hôn) qua bưu điện là hợp lệ và có quy trình tiếp nhận rõ ràng. Không chỉ áp dụng cho vụ án ly hôn đơn phương, hình thức này còn áp dụng cho việc dân sự như công nhận thuận tình ly hôn.

Ngoài ra, thực tiễn xét xử của Tòa án cũng đã nhiều lần ghi nhận và xử lý đơn khởi kiện/đơn yêu cầu được gửi qua bưu điện, miễn là hồ sơ bảo đảm hình thức và nội dung theo luật định.

1.3. Giá trị pháp lý của hồ sơ gửi qua bưu điện:

Hồ sơ gửi qua bưu điện có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ nộp trực tiếp nếu đáp ứng ba điều kiện:

• Được gửi qua đơn vị bưu chính hợp pháp;
• Có dấu bưu chính ghi rõ ngày gửi;
• Nội dung và hình thức hồ sơ đúng quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và Luật Hôn nhân và gia đình.

Đối với vụ án ly hôn đơn phương, ngày khởi kiện là ngày đóng dấu bưu chính (Điều 190 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015) và được sử dụng để xác định thời hiệu, thời hạn giải quyết vụ án. Đối với thuận tình ly hôn (việc dân sự), Điều 363 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 viện dẫn Điều 191, tức là Tòa án vẫn phải tiếp nhận và xử lý đơn yêu cầu gửi qua bưu điện như với đơn nộp trực tiếp.

Ý nghĩa thực tiễn của hình thức này:

• Giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại cho đương sự;
• Bảo đảm quyền khởi kiện trong các trường hợp thời hiệu sắp hết;
• Giảm áp lực cho bộ phận tiếp nhận đơn của Tòa án;
• Tạo điều kiện cho người ở xa, người khuyết tật, người đang ở nước ngoài nhưng muốn thực hiện thủ tục ly hôn tại Việt Nam.

Tuy nhiên, để tránh rủi ro, khi gửi hồ sơ qua bưu điện, đương sự nên chọn dịch vụ bảo đảm, lưu giữ biên lai gửi và ghi rõ địa chỉ nhận của Tòa án. Ngoài ra, cần kiểm tra kỹ danh mục tài liệu kèm theo để tránh bị trả lại hồ sơ vì thiếu giấy tờ.

2. Chuẩn bị hồ sơ ly hôn trước khi gửi qua bưu điện:

2.1. Đơn ly hôn hợp lệ theo mẫu của Tòa án:

Với ly hôn đơn phương (vụ án), người khởi kiện phải lập “đơn khởi kiện” đáp ứng đủ nội dung theo khoản 4 Điều 189 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, bao gồm tối thiểu:

• Ngày, tháng, năm làm đơn;
• Tên Tòa án nhận đơn;
• Họ tên, nơi cư trú/làm việc của người khởi kiện, người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan;
• Thông tin người có quyền, lợi ích được bảo vệ (nếu có);
• Quyền, lợi ích bị xâm phạm và các yêu cầu cụ thể (ly hôn, con chung, cấp dưỡng, tài sản…);
• Người làm chứng (nếu có);
• Danh mục tài liệu, chứng cứ kèm theo. Đơn phải có chữ ký/điểm chỉ hợp lệ theo khoản 2 Điều 189 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 (trường hợp cá nhân tự ký; người đại diện hợp pháp ký nếu là người chưa thành niên/mất năng lực; trường hợp không biết chữ… phải có người làm chứng ký xác nhận theo điểm c khoản 2 Điều 189 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015).

Với thuận tình ly hôn (việc dân sự), sử dụng “đơn yêu cầu” theo thủ tục việc dân sự. Khoản 1 và khoản 2 Điều 362 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 yêu cầu đơn phải lập bằng văn bản và thể hiện rõ: ngày, tháng, năm; Tòa án có thẩm quyền; thông tin người yêu cầu và người liên quan; nội dung yêu cầu Tòa án công nhận thuận tình ly hôn và thỏa thuận về con, tài sản; lý do, căn cứ; danh mục tài liệu kèm theo; chữ ký/điểm chỉ của người yêu cầu.

2.2. Giấy tờ kèm theo và yêu cầu bản sao chứng thực:

Khoản 5 Điều 189 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 buộc người khởi kiện phải nộp kèm tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền, lợi ích bị xâm phạm; chưa đủ thì nộp cái “hiện có” và bổ sung theo yêu cầu Tòa án.

Nguyên tắc xác định giá trị chứng cứ được Điều 93–95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 điều chỉnh: tài liệu “đọc được” là bản chính hoặc bản sao có công chứng/chứng thực hoặc do cơ quan có thẩm quyền cung cấp (khoản 1 Điều 95); tài liệu “nghe/nhìn” phải kèm văn bản trình bày về xuất xứ, hoặc xác nhận của người cung cấp (khoản 2 Điều 95); dữ liệu điện tử là chứng cứ nếu phù hợp quy định về giao dịch điện tử (khoản 3 Điều 95).

Theo đó, bộ hồ sơ thường gồm: bản án/quyết định ly hôn trước đây (nếu yêu cầu phát sinh sau ly hôn); bản chính Giấy chứng nhận kết hôn (hoặc trích lục hợp lệ theo pháp luật hộ tịch), bản sao chứng thực CCCD/hộ khẩu của người nộp; giấy khai sinh con; tài liệu chứng minh yêu cầu về con/tài sản/cấp dưỡng (hợp đồng lao động, sao kê thu nhập, giấy tờ nhà đất, hợp đồng tín dụng, hóa đơn y tế, học phí…), cùng các chứng cứ đặc thù (ảnh, video, ghi âm…) phù hợp Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 nêu trên. Đối với thuận tình ly hôn, nên kèm theo dự thảo thỏa thuận về con, tài sản để Tòa án đối chiếu khi hòa giải và ra quyết định theo Điều 397, Điều 212 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015.

• Gọi ngay Tổng đài: 1900.6586 để được Luật sư tư vấn pháp luật về ly hôn!
• Hoặc liên hệ ngay Hotline: 058.7999997 để sử dụng dịch vụ Luật sư ly hôn!

2.3. Cách sắp xếp, niêm phong hồ sơ để đảm bảo nguyên vẹn:

Về tố tụng, việc gửi qua bưu chính được thừa nhận tại khoản 1 Điều 190 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015; ngày nộp đơn được tính theo dấu bưu chính nơi gửi theo khoản 2 Điều 190 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015; Tòa án khi nhận phải ghi sổ và trong 02 ngày làm việc phải thông báo đã nhận. Để bảo đảm hồ sơ “đến nơi – đủ kiện”, nên thực hiện theo chuẩn mực nghiệp vụ gắn với các quy định này:

• (i) sắp xếp hồ sơ theo thứ tự: bìa kê mục lục → đơn (khởi kiện/yêu cầu) → chứng minh nhân thân → giấy tờ hôn nhân – con chung → chứng cứ cho từng yêu cầu;
• (ii) mỗi nhóm tài liệu kẹp/ghim riêng, có phân trang, ký hiệu;
• (iii) bản sao phải là bản sao chứng thực hoặc kèm bản gốc để đối chiếu theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015;
• (iv) niêm phong phong bì bảo đảm, ghi rõ “Hồ sơ khởi kiện/đơn yêu cầu…”, tên vụ việc, tên Tòa án, bộ phận nhận đơn;
• (v) sử dụng dịch vụ bưu chính bảo đảm/có mã theo dõi, giữ lại biên lai và ảnh chụp phong bì có dấu bưu chính để làm căn cứ xác định “ngày nộp” theo khoản 2 Điều 190 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015;
• (vi) kèm công văn/giấy đề nghị liên hệ (ghi số điện thoại, email) để Tòa án thực hiện nghĩa vụ thông báo đã nhận đơn trong 02 ngày theo Điều 191 và yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu có) theo điểm a khoản 2 Điều 366 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015.

Trường hợp gửi nhầm Tòa án, khoản 4 Điều 190 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015 bảo lưu “ngày nộp” theo dấu bưu chính khi hồ sơ được chuyển đến Tòa án có thẩm quyền, giúp đương sự không mất quyền do quá hạn. Vì vậy, việc ghi đúng địa chỉ Tòa án, tên đơn vị (Phòng/ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả/ Văn phòng) là quan trọng để rút ngắn thời gian luân chuyển nội bộ và hạn chế nguy cơ thất lạc.

3. Quy trình gửi đơn ly hôn qua bưu điện để Tòa án chấp nhận:

3.1. Xác định Tòa án có thẩm quyền giải quyết:

Bước đầu tiên là xác định đúng Tòa án có thẩm quyền về cấp và theo lãnh thổ, vì nộp sai thẩm quyền dễ dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc phải chuyển, kéo dài thời gian. Về cấp xét xử, theo Điều 35 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, thẩm quyền sơ thẩm các tranh chấp và yêu cầu hôn nhân, gia đình thuộc Tòa án nhân dân khu vực; các trường hợp luật quy định thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh thì thực hiện theo khoản 2 Điều 37 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (ví dụ: một số việc về trọng tài, hoặc khi pháp luật chuyên ngành quy định).

Về lãnh thổ, đối với ly hôn đơn phương (vụ án), nguyên tắc chung là nộp tại Tòa án nơi bị đơn cư trú hoặc làm việc theo khoản 1 Điều 39 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015; nếu thuộc trường hợp lựa chọn thẩm quyền, nguyên đơn có thể chọn Tòa án theo các căn cứ tại Điều 40 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (chẳng hạn không rõ nơi cư trú của bị đơn, nhiều nơi cư trú…).

Đối với thuận tình ly hôn (việc dân sự), thẩm quyền theo lãnh thổ được xác định theo Điều 39 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 đối với việc dân sự: nơi cư trú của người bị yêu cầu; nếu không có “người bị yêu cầu” vì cả hai cùng là người yêu cầu, thực tiễn áp dụng cho phép hai bên thỏa thuận nộp tại Tòa án nơi một trong hai bên cư trú trên cơ sở cơ chế thỏa thuận lựa chọn Tòa án được ghi nhận tại khoản 2 Điều 39 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Việc xác định đúng thẩm quyền ngay từ đầu giúp hồ sơ được thụ lý hợp pháp và rút ngắn quy trình, dù pháp luật vẫn bảo lưu “ngày nộp đơn” khi phải chuyển hồ sơ sang Tòa án có thẩm quyền theo khoản 4 Điều 190 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

3.2. Lựa chọn dịch vụ bưu điện phù hợp và cách ghi địa chỉ nhận:

Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 công nhận việc nộp đơn qua dịch vụ bưu chính bên cạnh nộp trực tiếp và nộp trực tuyến (nếu có), theo khoản 1 Điều 190. Do giá trị pháp lý của “ngày nộp” gắn với dấu bưu chính (khoản 2 Điều 190), đương sự nên sử dụng dịch vụ bưu chính bảo đảm hoặc chuyển phát có mã theo dõi, để vừa kiểm soát lộ trình, vừa có chứng cứ về thời điểm gửi. Trên phong bì cần ghi rõ tên Tòa án (đúng cấp và thẩm quyền lãnh thổ), bộ phận tiếp nhận đơn/ văn thư, địa chỉ trụ sở; nêu rõ tính chất hồ sơ như “Hồ sơ khởi kiện ly hôn” hoặc “Đơn yêu cầu công nhận thuận tình ly hôn” để bộ phận văn thư phân loại nhanh. Kèm theo đó là thông tin liên hệ của người gửi (số điện thoại, email) để Tòa án thực hiện nghĩa vụ thông báo đã nhận đơn và yêu cầu bổ sung (nếu có) theo khoản 1 Điều 191 và điểm a khoản 2 Điều 366 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Việc ghi địa chỉ chính xác và lựa chọn dịch vụ có xác nhận giúp giảm rủi ro thất lạc, đồng thời bảo vệ quyền lợi về thời hạn tố tụng của người nộp.

3.3. Xác nhận ngày gửi và cách lưu giữ bằng chứng đã gửi:

Giá trị pháp lý cốt lõi của việc gửi qua bưu điện nằm ở việc pháp luật coi ngày đóng dấu bưu chính là “ngày nộp đơn” (khoản 2 Điều 190 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015). Bởi vậy, ngay khi gửi, cần yêu cầu bưu điện đóng dấu ngày, lưu giữ biên lai/phiếu gửi và mã vận đơn; tốt nhất chụp lại phong bì đã niêm phong, mặt phiếu gửi có dấu ngày, và lập danh mục tài liệu bên trong để đối chiếu khi cần.

Sau khi Tòa án nhận đơn, cơ quan này phải ghi sổ nhận và trong thời hạn 02 ngày làm việc thông báo cho người khởi kiện/người yêu cầu biết việc đã nhận đơn theo khoản 1 Điều 191 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015; đối với việc dân sự, trình tự nhận và xử lý đơn được áp dụng tương tự theo khoản 1 Điều 363 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.

Nếu quá thời hạn mà chưa có phản hồi, người gửi nên chủ động liên hệ Tòa án, xuất trình bản sao biên lai, ảnh chụp dấu bưu chính để chứng minh thời điểm nộp hợp lệ; khi được yêu cầu bổ sung tài liệu, lưu ý thời hạn 05 ngày làm việc để bổ sung theo điểm a khoản 2 Điều 366 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Trường hợp lỡ gửi nhầm Tòa án không có thẩm quyền, ngày nộp vẫn được bảo lưu khi hồ sơ được chuyển sang Tòa án có thẩm quyền theo khoản 4 Điều 190 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 — cơ chế này được thiết lập để đảm bảo quyền lợi về thời hạn cho đương sự, nhưng dĩ nhiên vẫn nên kiểm tra kỹ thẩm quyền trước khi gửi để không phát sinh độ trễ không cần thiết.