Mẫu thông báo công nợ gửi khách hàng doanh nghiệp

1. Mẫu thông báo công nợ gửi khách hàng doanh nghiệp:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm …

THÔNG BÁO XÁC NHẬN VÀ THANH TOÁN CÔNG NỢ

Số: …/TB-CN

Kính gửi: [Tên Công ty Khách hàng] …

Mã số thuế: …

Địa chỉ trụ sở: …

Người đại diện theo pháp luật: … – Chức vụ: …

• Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế số….;
• Căn cứ vào Biên bản giao hàng / Biên bản nghiệm thu ngày…;
• Căn cứ các hóa đơn giá trị gia tăng đã phát hành;

… (bên có công nợ) xin trân trọng thông báo đến quý Công ty tình hình thanh toán công nợ tính đến ngày … cụ thể như sau:

1. Bảng tổng hợp chi tiết công nợ:

Tổng: … đồng (bằng chữ: …).

2. Đề nghị thanh toán:

Theo thỏa thuận tại Điều … của Hợp đồng kinh tế đã ký kết, thời hạn thanh toán cho các khoản nợ trên đã đến hạn (hoặc đã quá hạn).

Do đó, chúng tôi kính đề nghị quý Công ty xem xét, thực hiện thanh toán toàn bộ số tiền nợ … VNĐ vào tài khoản của chúng tôi trước ngày …

• Thông tin chuyển khoản:
• Tên tài khoản: …
• Số tài khoản: …
• Ngân hàng: …

Nội dung chuyển khoản: Thanh toán công nợ theo Hợp đồng số… / Hóa đơn số…

Nếu quý Công ty đã thực hiện thanh toán trước khi nhận được thông báo này, xin vui lòng bỏ qua văn bản này và gửi lại chứng từ chuyển khoản cho chúng tôi để đối chiếu.

Mọi thắc mắc hoặc phản hồi về số liệu công nợ, xin vui lòng liên hệ bộ phận kế toán qua số điện thoại … trong vòng … ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo này.

Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý Công ty.

• Gọi 058.7999997 để được sử dụng dịch vụ Luật sư thu hồi nợ khó đòi!
• Kết nối Zalo (058.7999997) để được tư vấn về thủ tục khởi kiện đòi nợ!

2. Lưu ý khi soạn thông báo công nợ gửi khách hàng doanh nghiệp:

Thông báo công nợ là văn bản được doanh nghiệp sử dụng để xác nhận và thông tin cho khách hàng về các khoản tiền đã phát sinh, số tiền còn phải thanh toán và thời hạn thực hiện nghĩa vụ.

Một thông báo công nợ được soạn thảo đầy đủ, rõ ràng không chỉ giúp các bên thuận tiện trong việc đối chiếu mà còn góp phần hạn chế tranh chấp về sau. Khi soạn thông báo công nợ gửi khách hàng doanh nghiệp, cần lưu ý các nội dung sau:

2.1. Ghi rõ thời gian phát sinh từng khoản công nợ:

Thông báo cần thể hiện cụ thể thời điểm phát sinh nghĩa vụ thanh toán của từng khoản nợ. Tùy từng giao dịch, doanh nghiệp có thể ghi nhận ngày giao hàng, ngày nghiệm thu, ngày xuất hóa đơn hoặc ngày đến hạn thanh toán.

Việc xác định rõ thời gian phát sinh công nợ giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ kế toán và xác định chính xác nghĩa vụ thanh toán của mình.

2.2. Liệt kê chi tiết số tiền còn phải thanh toán:

Doanh nghiệp nên trình bày rõ từng khoản tiền khách hàng còn nợ, tránh chỉ ghi một con số tổng cộng chung chung mà không có bảng chi tiết.

Trường hợp khách hàng có nhiều giao dịch thì nên lập bảng đối chiếu theo từng hợp đồng, đơn hàng hoặc lần giao dịch để hạn chế nhầm lẫn và tạo thuận lợi cho việc kiểm tra công nợ.

2.3. Ghi rõ số hóa đơn và chứng từ liên quan:

Đối với các khoản công nợ phát sinh từ hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thông báo nên ghi rõ số hóa đơn, ngày lập hóa đơn và giá trị tương ứng.

Nếu có hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản giao nhận hoặc chứng từ khác liên quan đến khoản nợ thì doanh nghiệp cũng nên ghi nhận hoặc đính kèm khi cần thiết.

2.4. Nêu rõ tổng số tiền khách hàng phải thanh toán:

Sau khi liệt kê chi tiết từng khoản công nợ, doanh nghiệp cần xác định tổng số tiền khách hàng có nghĩa vụ thanh toán tại thời điểm lập thông báo.

Nếu tổng số tiền bao gồm nhiều thành phần như: Tiền hàng, tiền dịch vụ, tiền lãi hoặc các khoản khác…, nên tách riêng từng khoản để khách hàng dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.

2.5. Xác định thời hạn thanh toán:

Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của thông báo công nợ. Doanh nghiệp nên ghi rõ thời hạn thanh toán cuối cùng như: ngày, tháng, năm cụ thể thay vì sử dụng những cách diễn đạt không rõ ràng như “thanh toán sớm”, “thanh toán trong thời gian tới”.

Trường hợp hợp đồng có thỏa thuận về lãi chậm thanh toán, phạt vi phạm hoặc các nghĩa vụ phát sinh do chậm thanh toán, doanh nghiệp có thể dẫn chiếu đến điều khoản tương ứng và thông tin cho khách hàng về hậu quả của việc không thanh toán đúng hạn.

2.6. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, thiện chí:

Thông báo công nợ là văn bản nhằm xác nhận và thúc đẩy việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán, do đó ngôn ngữ sử dụng cần rõ ràng, chuyên nghiệp nhưng vẫn giữ thiện chí hợp tác.

Doanh nghiệp nên tránh sử dụng những từ ngữ mang tính đe dọa, uy hiếp, xúc phạm hoặc gây áp lực không cần thiết đối với khách hàng. Thay vào đó, có thể sử dụng cách diễn đạt lịch sự như:

• “Kính đề nghị Quý Công ty kiểm tra và đối chiếu công nợ…”;
• “Kính đề nghị Quý Công ty thực hiện thanh toán trước ngày…”;
• “Trường hợp có bất kỳ sai lệch nào, kính đề nghị Quý Công ty phản hồi để hai bên cùng kiểm tra và đối chiếu”.

Cách diễn đạt này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa tạo điều kiện để hai bên giải quyết công nợ trên tinh thần hợp tác.

Như vậy, một thông báo công nợ hiệu quả không chỉ cần đầy đủ về số liệu mà còn phải rõ ràng về thời hạn, phương thức thanh toán và căn cứ phát sinh nghĩa vụ. Doanh nghiệp nên sử dụng ngôn ngữ lịch sự, thiện chí nhưng vẫn thể hiện rõ yêu cầu thanh toán; đồng thời lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan. Đây sẽ là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp chủ động quản lý công nợ và có căn cứ xử lý tiếp theo nếu khách hàng không thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hạn.

3. Khi nào cần gửi thông báo công nợ cho khách hàng doanh nghiệp?

Thông báo công nợ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản phải thu, xác nhận nghĩa vụ thanh toán và hạn chế tranh chấp với khách hàng. Doanh nghiệp nên chủ động gửi thông báo công nợ trong những trường hợp sau:

3.1. Khi cần xác nhận và đối chiếu công nợ:

Khi giữa hai bên phát sinh nhiều giao dịch hoặc khoản thanh toán, doanh nghiệp nên gửi thông báo công nợ để xác nhận số tiền khách hàng còn phải thanh toán. Việc đối chiếu định kỳ giúp hai bên kịp thời phát hiện và xử lý những sai lệch về số liệu, hóa đơn hoặc chứng từ.

3.2. Trước thời hạn thanh toán:

Doanh nghiệp có thể gửi thông báo công nợ trước thời hạn thanh toán để nhắc khách hàng chủ động thực hiện nghĩa vụ đúng hạn. Đây là phương thức nhắc thanh toán phù hợp, đặc biệt đối với khách hàng có lịch sử hợp tác và thanh toán tốt.

3.3. Khi khách hàng đã quá hạn thanh toán:

Khi khoản nợ đã đến hạn nhưng khách hàng chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần, doanh nghiệp nên nhanh chóng gửi thông báo công nợ; trong đó ghi rõ số tiền còn nợ, thời điểm đến hạn và thời hạn yêu cầu thanh toán. Nếu hợp đồng có quy định về lãi chậm trả hoặc phạt vi phạm, doanh nghiệp có thể ghi nhận các khoản này theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

3.4. Trước khi thực hiện biện pháp pháp lý để thu hồi nợ:

Trước khi khởi kiện hoặc áp dụng các biện pháp pháp lý khác, doanh nghiệp nên gửi thông báo yêu cầu thanh toán cuối cùng cho khách hàng. Văn bản cần thể hiện rõ căn cứ phát sinh khoản nợ, số tiền phải thanh toán, thời hạn cuối cùng và phương thức thanh toán. Việc gửi thông báo tại thời điểm này vừa tạo thêm cơ hội để các bên giải quyết công nợ trên tinh thần thiện chí vừa giúp doanh nghiệp ghi nhận quá trình yêu cầu khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán và lưu giữ tài liệu phục vụ việc xử lý tranh chấp khi cần thiết.